POLITICAS Y PRIVACIDAD

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DE CLIENTES

El Artesanal SAS. Nit: 901386626 – 5, domiciliada en la carrera 10 # 13-07 sur local 37 de la ciudad de Bogotá, es el responsable del tratamiento de los datos personales que han sido recolectados. Las finalidades para las cuales se utilizarán los datos son:

Validaciones y análisis relacionados con el sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, la prevención del soborno transnacional a través del programa de ética y todos aquellos que la normatividad colombiana disponga; en la transmisión de los datos a las entidades que regulan el negocio en temas tributarios y aduaneros; realizar las actividades internas que permitan formalizar la relación contractual y gestionar los aspectos administrativos, operativos o logísticos para tal fin; gestionar trámites como solicitudes, quejas y/o reclamos, gestionar las solicitudes de retracto; actividades de cobranza; consulta, almacenamiento, análisis y reporte de información a las centrales de información o bases de datos debidamente constituidas referentes al comportamiento crediticio, financiero, entre otras, todas ellas derivadas de la relación comercial; envío de comunicaciones a través de mensajes de texto y correos electrónicos; uso de imágenes fotográficas y videos con fines corporativos, para fines internos como auditorías, desarrollar actividades fidelización o marketing; análisis de información tendiente a la prospección de clientes; análisis de datos e investigaciones para mejorar los productos o los canales de comercialización, para estudios de viabilidad en cuanto a nuevos productos o servicios; para llevar un historial de consumo de los clientes de las tiendas, de los clientes institucionales, de e-commerce y en general los clientes de cualquiera de los canales de contacto, para realizar ofrecimientos de promociones, productos, servicios o novedades de la compañía ajustados a sus necesidades; conservar registros históricos y mantener contacto comercial; crear copias de seguridad de la información de los datos personales de los proveedores y entregarlos a otros proveedores, con quien contrata El Artesanal SAS., con el fin de almacenarlos, resguardarlos y garantizar la protección de la información; para la gestión del servicio postventa, lo que implica los diseños, o para el cambio de los productos, en caso de aplicar. En general la información será objeto del tratamiento que se requiera con el fin de desarrollar su objeto social de El Artesanal SAS. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.

El titular manifiesta que por medio del presente documento está siendo informado que, en caso de recolección de la información sensible, tales como datos personales, entre otros, tiene derecho a contestar o no las preguntas que se formulen y a entregar o no los datos solicitados.

En cualquier momento como titular puede hacer uso de sus derechos tales como el conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal, así como a solicitar prueba de la autorización, revocar la misma, y presentar reclamos ante EL Artesanal SAS, quien es el responsable del tratamiento de los datos, o iniciar trámite de quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en caso de que el responsable no atienda las solicitudes. La Política de protección de datos, así como el procedimiento para el ejercicio de los derechos mencionados, se encuentra disponible en WWW.elartesanalmdf.com 

El correo electrónico elartesanalbogota@gmail.com ha sido el canal que la compañía ha dispuesto para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de los datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados con anterioridad.

Por lo anterior, el presente documento da parte del consentimiento expreso que el titular otorga a El Artesanal SA., y manifiesta que la actual autorización fue solicitada y puesta en conocimiento antes de entregar los datos, que la suscribe de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad y que la misma estará vigente siempre y cuando el titular de los datos no haga uso de su derecho de revocatoria o cuando la compañía por obligaciones de ley deba mantenerla vigente.

La autorización se hace extensiva a quien El Artesanal SAS., designe como encargado de tratamiento, para llevar a cabo alguna de las finalidades anteriormente expuestas, para adelantar acciones que permitan desarrollar el propósito que dio origen a la recolección de los datos o la actividad económica de la compañía.

POLÍTICA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. DECLARACIÓN DE INTENCIÓN

El Artesanal SAS. NIT. 901.386.626-5, desarrolla la presente política para el tratamiento de

datos personales de todas sus contrapartes, en concordancia con la obligación establecida en

la Constitución Política artículos 15, 16 y 20; con las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 de Habeas Data, 1581 de 2012 de Tratamiento de Datos Personales la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales y el Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la ley anterior.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que son

objeto de tratamiento por parte de El Artesanal SAS.

• ALCANCE

Dirigido a todas las personas naturales que con objeto de la relación comercial o contractual con El Artesanal SAS a, entregan sus datos personales para que estos sean tratados para las finalidades descritas en el presente documento. Y a los colaboradores que en la compañía son los responsables del tratamiento de los datos personales.

• OBJETIVO

Establecer los principios y lineamientos por medio de los cuales El Artesanal SAS., da cumplimiento al tratamiento de datos de todas las personas naturales de quienes tienen información y que integran sus bases de datos, garantizando en todo momento los derechos que como titulares pueden ejercer.

• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es El artesanal SAS

cuyos datos de contacto son los siguientes:

• Dirección: Carrra 10 #13-07 sur barrio ciudad jardín sur de Bogotá.

• Correo electrónico: Elartesanalbogota@gmail.com

• Teléfono: Bogotá 3014139841

• PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El Artesanal SAS aplicará los siguientes principios en los diferentes tratamientos como recolección, manejo, uso, almacenamiento, circulación, entrega o supresión, de los datos personales que integran sus bases de datos.

• Principio de legalidad: El artesanal SAS., implementa y da cumplimiento a todas las disposiciones normativas vigentes y aplicables, que en materia de tratamiento de datos personales se han establecido.
• Principio de finalidad: Este principio se desarrolla por medio de la definición de una finalidad legítima para cada uno de los datos que son tratados por la compañía, las cuales son informadas al titular en el presente documento.
• Principio de libertad: En este principio se establece que la compañía solo realiza el tratamiento de datos con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Adicionalmente, la compañía no obtiene o divulga datos personales sin la previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que revele el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: El Artesanal SAS., propende que toda la información sujeta a tratamiento de datos sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La compañía no será responsable frente al titular cuando sean objeto de tratamiento datos o información parcial, incompleta o fraccionada o que induzca a error, entregada por el titular, sin que exista la forma de validar la veracidad o calidad de la misma por parte de la compañía o la misma hubiere sido entregada o divulgada por el titular declarando o garantizando, de cualquier forma, su veracidad o calidad
• Principio de transparencia: La compañía garantiza que los titulares tendrán acceso a sus datos en el momento en que quieran ejercer sus derechos, sin ningún tipo de restricción, salvo aquellas establecidas por la ley.
• Principio de acceso y circulación restringida: En El Artesanal SAS., el acceso a los datos objeto de tratamiento lo tendrán: Los titulares de dicho dato, las personas autorizadas por el titular o las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para tener conocimiento de los datos del titular. Adicionalmente los datos personales no están disponibles en internet ni en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a la compañía.
• Principio de seguridad: La compañía ha desarrollado diversas medidas técnicas, humanas y administrativas, con el fin de mantener la seguridad de los datos en repositorios físicos o electrónicos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estos mecanismos de seguridad han sido implementados y puestos en conocimiento de todos aquellos autorizados por el titular para realizar tratamiento.
• Principio de confidencialidad: El Artesanal SAS., implementa mecanismos que le permitan mantener la reserva de la información; es por ello que todos los colaboradores de la compañía firman un acuerdo de confidencialidad en el que se comprometen a no revelar a ninguna tercera información a la que puedan tener acceso como consecuencia del desarrollo de su trabajo; adicionalmente las contrapartes que tienen el rol de encargado, firman el contrato de transmisión de datos en el que se estipula la responsabilidad que tienen en relación a la no divulgación de la información de los titulares.
• TRATAMIENTOS Y FINALIDADES

El Artesanal SAS., en su calidad de responsable del tratamiento, y con el fin de desarrollar sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con sus contrapartes, recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos, correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.

La página web de la compañía puede direccionarlo a otros sitios web, como, por ejemplo, el de la pasarela de pagos; estos sitios vinculados no están bajo el control de El Artesanal SAS., y cada sitio tiene sus propias políticas de tratamiento de datos.

• Finalidades:

Las finalidades establecidas para el tratamiento de las bases de datos tratadas por El Aratesanal SAS., son las definidas a continuación:

• Proveedores: Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Solicitud de ofertas y propuestas económicas para la adquisición de productos y servicios; para el análisis y viabilidad de cada producto y/o servicio; evaluación y seguimiento de los productos y servicios prestados; envío de comunicaciones a través de mensajes de texto y correos electrónico; presentación de informes pertinentes a los diferentes entes de control; revisión y verificación de referencias comerciales; gestiones pre contractuales y contractuales; suministro de información en procesos de auditoría interna y externa que se realicen al interior de la institución; envío de información de los productos, servicios o novedades de la compañía; conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto comercial; validaciones y análisis relacionados con el sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, la prevención del soborno transnacional a través del programa de ética y todos aquellos que la normatividad colombiana disponga; en la transmisión de los datos a las entidades que regulan el negocio en temas tributarios y aduaneros; crear copias de seguridad de la información de los datos personales de los proveedores y entregarlos a otros proveedores, con quien contrata El Artesanal SAS., con el fin de almacenarlos, resguardarlos y garantizar la protección de la información. En general la información será objeto del tratamiento que se requiera con el fin de desarrollar el objeto social de Permoda Ltda. Las anteriores
• Clientes: Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Validaciones y análisis relacionados con el sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, la prevención del soborno transnacional a través del programa de ética y todos aquellos que la normatividad colombiana disponga; en la transmisión de los datos a las entidades que regulan el negocio en temas tributarios y aduaneros; realizar las actividades internas que permitan formalizar la relación contractual y gestionar los aspectos administrativos, operativos o logísticos para tal fin; gestionar trámites como solicitudes, quejas y/o reclamos, gestionar las solicitudes de retracto; actividades de cobranza; consulta, almacenamiento, análisis y reporte de información a las centrales de información o bases de datos debidamente constituidas referentes al comportamiento crediticio, financiero, entre otras, todas ellas derivadas de la relación comercial; envío de comunicaciones a través de mensajes de texto y correos electrónicos; uso de imágenes fotográficas y videos con fines corporativos, para fines internos como auditorías, desarrollar actividades fidelización o marketing; análisis de información tendiente a la prospección de clientes; análisis de datos e investigaciones para mejorar los productos o los canales de comercialización, para estudios de viabilidad en cuanto a nuevos productos o servicios; para llevar un historial de consumo de los clientes de las tiendas, de los clientes institucionales, de e-commerce y en general los clientes de cualquiera de los canales de contacto, para realizar ofrecimientos de promociones, productos, servicios o novedades de la compañía ajustados a sus necesidades; conservar registros históricos y mantener contacto comercial; crear copias de seguridad de la información de los datos personales de los clientes y entregarlos a otros proveedores, con quien contrata El Artesanal SAS ., con el fin de almacenarlos, resguardarlos y garantizar la protección de la información; para la gestión del servicio postventa, lo que implica los diseños , tamaños, referencias o para el cambio de los productos, en caso de aplicar. En general la información será objeto del tratamiento que se requiera con el fin de desarrollar el objeto social de El artesanal SAS. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
• DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales, tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,  entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto la compañía ha establecido mecanismos para la identificación de la persona, con el fin de evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o encargado.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

• PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

El Artesanal SAS., asegurando la legitimidad de los derechos de los titulares, ha establecido un procedimiento para que realicen la consulta de sus datos registrados en las bases de datos de la compañía. El área encargada de recibir y gestionar las solicitudes de consulta es el área de Servicio al Cliente, que por medio del correo electrónico Elartesanalbogota@gmail.cm indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso o consulta”, dará respuesta en los plazos establecidos por la Ley.

Cabe especificar que es deber del titular presentar la solicitud escrita por el canal definido por la compañía; además, es importante que el titular se identifique y demuestre que es el titular de los datos personales a consultar, o que quien solicita información en nombre de otro titular o quien ejerce alguno de sus derechos, cumple con las legitimaciones establecidas por la ley aplicable.

Del mismo modo la compañía ha establecido el canal para la recepción de los reclamos; este será el correo electrónico Elartesanalbogota@gmail.com , por medio del cual se podrán ejercer los derechos a la corrección, actualización o supresión de datos, indicando en el asunto “ejercicio del derecho de reclamo”. En este sentido es el área de Servicio al Cliente, la que recibirá la solicitud y gestionará con las áreas encargadas, las actividades para atender cada uno de los requerimientos. Es importante para iniciar el proceso de respuesta del trámite, que el titular tenga en cuenta lo

siguiente:

• El reclamo debe contar con la información completa, tal como:

• Nombre completo del titular

• Número de identificación del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

• Dirección

• Los documentos que se quiera hacer valer.

Si la información no cumple con estos requisitos la compañía requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos meses desde la fecha en la que se originó el requerimiento, el reclamante no presenta la información solicitada para poder otorgar la respuesta requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que el reclamo esté relacionado con la supresión, que implique la eliminación total o parcial de los datos contenidos en la base de datos, según la solicitud del reclamante, existen casos en los cuales la solicitud no será atendida por la compañía, los cuales se describen a continuación :

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Seguridad de la información y medidas de seguridad

La compañía ha establecido una política y un manual de seguridad de la información, en el que describe cada una de las medidas que aplican a cualquier dato que se encuentre bajo su tratamiento, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estos documentos contienen los lineamientos técnicos, humanos, administrativos y demás disposiciones que son aplicadas por cada uno de los colaboradores de El Artsanal SAS.

1. DEBERES DE LA COMPAÑÍA

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, cuando por el tipo de dato tratado se haga necesaria su solicitud.

• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por el titular.

• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos.

• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares

1. Cookies

La compañía, en su sitio web, usa tecnologías que le permiten comprender el comportamiento de sus usuarios, por lo que al hacer el uso del mismo, consiente el uso de específicamente las cookies, destinadas a recordar información que defina el proceder de los usuarios tales como, el aspecto o el proceder dentro del sitio; permite identificar, por ejemplo, el idioma de preferencia o la región en la que se encuentra quien realiza la búsqueda. El uso de las cookies puede ser rechazado o desactivado, sin embargo, esto puede hacer que la experiencia del sitio web sea menos funcional, pero no debe afectar su funcionamiento.

Toda la información recolectada por la compañía por medio de las cookies o cualquiera de las tecnologías, es tratada como información no personal, sin embargo, existe la posibilidad que la condición de esta cambie, por el uso de datos que permitan el perfilamiento del usuario en cuyo

caso se solicitará la autorización respectiva.

1. CON QUIEN COMPARTIMOS LOS DATOS PERSONALES

El Artesanal SAS., compartirá o podrá compartir los datos personales de los titulares, en los siguientes casos:

• Con las empresas de transporte encargadas de hacer llegar los pedidos de los clientes, cuando el canal de compra sea diferente a la tienda física.
• Con las pasarelas de pago utilizadas para la compra por medios virtuales.
• Con empresas de marketing que complementen la gestión comercial realizada por la compañía.
• Con sus aliados estratégicos, con el fin de realizar la gestión comercial que incluye todos los medios de marketing utilizados por El Artesanal.
• En algunos casos y de ser necesario, compartir sus datos personales con operadores, agentes o proveedores de servicios que sean socios o contratistas, para la prestación de los servicios prestados por la compañía o para llevar a cabo las finalidades o tratamientos acá establecidos. En estos casos, la compañía exigirá a estos terceros encargados del tratamiento, tomar las medidas adecuadas y alineadas con las políticas propias, con el fin de proteger los datos personales de los titulares.
• En caso de presentarse un proceso legal, litigio y/o a solicitud de autoridades competentes, en cumplimiento de actividades de carácter obligatorio, o por cumplimiento de la ley u orden

1. CONSIDERACIONES

Los titulares de los datos pueden ejercer sus derechos, peticiones, consultas y reclamos teniendo en cuenta las siguientes disposiciones: Si alguno de los titulares tiene inquietudes sobre la presente política y los lineamientos que en

ella se desarrolla para el adecuado tratamiento de los datos personales de los titulares, o si desea presentar una consulta o reclamo, por favor contactarnos por medio del siguiente canal: correo electrónico: elartesanalbogota@gmail.com

Cuando el titular desee realizar la actualización de los datos personales, así como los derechos de información, acceso, rectificación cancelación y oposición se pueden ejercer por medio de comunicación escrita al correo electrónico: Elartesanalbogota@gmail.com. En caso de recibir una respuesta por parte de El Artesanal SAS., y si esta no le satisface, el titular podrá entrar en contacto nuevamente con El artesanal , haciéndonos saber el porqué de su inconformidad y, en dicho caso, llevaremos a cabo todas las acciones necesarias para atender adecuadamente el requerimiento.